ที่แบ่งตามโดยปกติการประกอบธุรกิจใดๆ ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ทั้งในรูปห้างหุ้นส่วนจำกัดจดทะเบียน บริษัทจำกัด และบริษัทมหาชนจำกัด จำเป็นจะต้อง ทำบัญชี อยู่แล้วตาม พรบ. การบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องปฏิบัติตามหลักกฎหมายให้ถูกต้อง ดังนั้น การทำบัญชี จึงมีความสำคัญอย่างมากในการประกอบธุรกิจ หากไม่มีข้อมูลเหล่านี้จะทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างไม่รู้สภาพความเป็นจริง ยากต่อการบริหารจัดการให้ธุรกิจมีความก้าวหน้าและยั่งยืนต่อไป ซึ่งการจัดทำบัญชีและใช้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อการวางแผนพอจะสรุปเป็นแนวทางได้ดังนี้

1. การทำบัญชี ควรแยกเงินหมุนเวียนจากบัญชีธนาคารและเงินสดของธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว

การไม่แยกบัญชีบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว อาจทำให้ประสบปัญหาเรื่องการขาดสภาพคล่องของธุรกิจ และเจ้าของกิจการไม่สามารถแยกออกว่าเงินได้นำไปใช้ในธุรกิจส่วนใดจนเป็นผลตามมาในเรื่องเอกสารทางบัญชีและการพิสูจน์รายได้และค่าใช้จ่ายจนเป็นผลต่อเนื่องเรื่องของการถูกประเมินเบี้ยปรับ ค่าปรับ เงินเพิ่มในทางภาษีอากรตามมาอยู่เสมอ ดังนั้นข้อสำคัญของการทำธุรกิจและเพื่อการจัดทำบัญชีที่ได้ข้อมูลที่ดีคือ “การแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีบริษัท” 

กรณีที่มีหุ้นส่วนหลายฝ่าย เมื่อพบว่ามีปัญหาการใช้เงินปะปนกันก็มักจะเป็นที่มาของการทะเลาะเบาะแว้งหรือเป็นคดีความกัน ไม่ว่าฐานยักยอกฉ้อโกง จนทำให้กิจการต้องสะดุดหยุดชะงักลง ดังนั้น ความชัดเจนของการใช้เงินทุนหมุนเวียนในกิจการนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องระบุถึงที่มาที่ไปของเงินให้ชัดแจ้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาดังกล่าว อีกทั้งยังช่วยเสริมในเรื่องธรรมาภิบาลธุรกิจ ซึ่งเป็นภาพพจน์ที่ดีต่อสายตาผู้อ่านงบการเงินคนอื่น ๆ สร้างความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลทางการเงินที่เผยแพร่ออกไปผ่านงบการเงินประจำปี อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลมาใช้ภายในมาวิเคราะห์ตัดสินใจก็จะยิ่งแม่นยำมากยิ่งขึ้นด้วย

โดยหากเงินทุนขาดมือหรือมีไม่เพียงพอหรือต้องการลงทุนครั้งใหญ่ก็สามารถทำได้ด้วยการเติมเงินจากเจ้าของในรูปของการเพิ่มทุนจากเจ้าของกิจการ หรือหากต้องการติดต่อขอวงเงินสินเชื่อเพื่อธุรกิจจากสถาบันการเงินก็ได้ แต่ไม่ว่ากรณีใด กิจการควรได้มีการทำแผนงานเพื่อพิจารณาความคุ้มค่าของการลงทุนและแผนการใช้เงินประกอบการตัดสินใจ ซึ่งจุดนี้จะทำให้ข้อมูลเพื่อการจัดทำบัญชีนั้นมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น ซึ่งโดยปกติเจ้าของมักจะทำอยู่ในใจอยู่แล้ว แต่ฝ่ายบัญชีของกิจการควรช่วยเหลือเจ้าของในการทำแผนนี้ออกมาจะช่วยประกอบการจัดทำเอกสารเพื่อสร้างความชัดเจนของที่มาที่ไปของเงินด้วย และฝ่ายบัญชีก็ควรจัดทำแผนการใช้เงิน เช่น การทำงบประมาณเงินสดเพื่อช่วยการวิเคราะห์การจ่ายเงินคืนให้กับเจ้าของด้วย จะทำให้ข้อมูลทางการเงินนั้นชัดเจนว่าเงินส่วนตัวที่เติมเข้ามาในกิจการนั้นไม่ได้เกิดการหลบหลีกภาษีใด ๆ อันเป็นส่วนหนึ่งในขั้นตอนการวางแผนภาษี

2. ทำบัญชี โดยจดบันทึกและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

การทำบัญชีโดยจดบันทึกและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอในทุกขั้นตอนสำคัญกระบวนการทำงานของธุรกิจไม่ว่าในกิจการขนาดใดก็ตาม โดยอาจจัดโครงสร้างองค์กรซึ่งแบ่งเป็นหน้าที่หลัก เช่น

การจัด ทำบัญชี ตามโครงสร้างองค์กรที่แบ่งตามหน้าที่ Company function

โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่จะมีการจัดระเบียบตามทักษะหน้าที่ เช่น

• หน้าที่ด้านการขายหรือการหารายได้
• หน้าที่ด้านการผลิตหรือให้บริการ และสินค้าคงเหลือ
• หน้าที่ด้านการเงิน การลงทุน
• หน้าที่ด้านทรัพยกรบุคคล

โครงสร้างองค์กรตามสายงานหลัก Principle function

การจัดรูปแบบโครงสร้างให้มีสายงาน มีการบังคับบัญชาจากบนลงล่างลดหลั่นเป็นชั้น ๆ จะไม่มีการสั่งการแบบข้ามขั้นตอนในสายงาน

• แผนกขาย, แผนกการตลาด
• แผนกผลิต, แผนกคลัง
• แผนกบัญชี, แผนกการเงิน
• แผนกทรัพยกรบุคคล

โครงสร้างองค์กรแบบคณะที่ปรึกษา Support department

โครงสร้างองค์การแบบคณะที่ปรึกษา คือ การจัดโครงสร้างโดยการให้มีที่ปรึกษาเข้ามา ช่วยการบริหารงาน เช่น

• แผนกกฎหมาย
• แผนกภาษี
• แผนกตรวจสอบภายใน

จะเห็นว่างานบัญชีนั้นเป็นแผนกหลักที่จะรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานต่าง ๆ ของธุรกิจ ผู้ประกอบการและนักบัญชีจึงควรร่วมมือและให้ความใส่ใจในรายละเอียดในการจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นผ่านรูปแบบเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนให้คำอธิบายรายการที่สำคัญ และจัดเตรียมเอกสารประกอบรายการที่มีรายละเอียดถูกต้องครบถ้วน เพื่อใช้ประกอบการบันทึกรายการอีกทั้งให้ความสำคัญต่อการทำรายงานสรุปรายละเอียดค่าใช้จ่าย หากในหนึ่งกิจกรรมนั้น ๆ มีรายละเอียดการใช้จ่ายหรือการรับเงินมากกว่า 1 รายการต่อ 1 กิจกรรมทางการค้า ทั้งนี้ การวางระบบบัญชีคือเครื่องมือที่สำคัญในการควบคุมข้อมูลเหล่านี้ อย่างไรก็ดี ระบบบัญชีและทางเดินเอกสารข้อมูลนั้น มีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้จากปัจจัยหลายๆ อย่างเช่น ความซับซ้อนของธุรกิจ โครงสร้างองค์กร ตลอดจนกระบวนการผลิตสินค้าหรือให้บริการ การควบคุมไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเหล่านั้นขึ้นด้วยการจัดระบบการควบคุมที่เราเรียกกันว่า “การควบคุมภายใน” กลายเป็นสิ่งจำเป็นพื้นฐานที่ไม่ว่ากิจการขนาดใดก็จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้แต่หากกิจการที่มีความใหญ่ไม่ว่าในมุมของขนาดองค์กรหรือขนาดของรายได้ก็เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นต้องทำให้เข้มข้นในแทบทุกกระบวนการอย่างเต็มกำลังความสามารถ เพราะจะทำให้ข้อมูลต่างๆไม่ว่าจะเกี่ยวข้องในงานบัญชีหรือไม่ก็ตามได้รับการจัดการ ตรวจสอบ แก้ไขในเวลาที่เหมาะสม จนทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทางบัญชีเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและใช้ในการออกรายงานบัญชีต่างๆ ที่มีคุณค่าอย่างมากต่อเจ้าของ

ดังนั้นประโยชน์ของการมีระบบงานนอกจากจะเป็นการเก็บรายละเอียดของข้อมูลต่างๆ และข้อมูลรายการค้าเพื่อประโยชน์ในการจัดทำบัญชีแล้วนั้น ยังมีประโยชน์เพิ่มเติมในการลดความสูญเสียที่ไม่ควรเกิดขึ้นอันเกิดจากการจัดการ เช่น การยักยอก การสูญเสีย หรือความเสียหายจากความไม่มีประสิทธิภาพ ฯลฯ ได้อีกด้วย นั่นหมายถึงกิจการที่ขาดทุนจากความเสียหายในกลุ่มนี้มากเท่าใด หากแก้ปัญหานี้ได้ เมื่อเทียบเท่ากระแสเงินสดที่เป็นกำไรก็จะถือว่าองค์กรประหยัดได้เพิ่มมากขึ้น นั่นคือโอกาสของการลงทุนเพื่อขยายกิจการและเพิ่มศักยภาพในการเติบโตอย่างยั่งยืนก็จะมีมากขึ้นตามไปด้วย นับว่างานนี้นักบัญชีจะได้กล่องไปเต็มๆ ว่าเป็นหน่วยก่อเกิดรายได้ให้กับกิจการ

3. จัดทำบัญชีรายเดือนและวิเคราะห์งบการเงินรายเดือนอย่างสม่ำเสมอ

หากมีการทำบัญชีที่ดี มีคุณภาพ และประมวลผลมาเป็นรายงานทางการเงินหรืองบการเงินแล้ว ผู้บริหารก็วิเคราะห์ได้ว่ากิจการดำเนินมาได้ดีหรือไม่ การดำเนินงานของกิจการนั้นมีอะไรที่ควรเดินหน้าต่อไป หรืออะไรที่ควรปรับวิธีการให้เหมาะสมกับสถานการณ์จึงจะให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลสูง ดังนั้น การประมวลผลส่วนนี้อย่างน้อยควรทำเป็นรายไตรมาสสำหรับกิจการขนาดเล็กซึ่งคงไม่น่าจะเป็นภาระที่หนักเกินไปนัก แต่กิจการที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืนไม่ว่ากิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ควรจะได้มีการปีดงบและวิเคราะห์กิจการเป็นรายเดือน เพื่อมั่นใจได้ว่าจะได้ปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างถูกทิศทางนักบัญชีอาจจะกำหนดเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในงานฝ่ายบัญชีเพื่อให้มั่นใจว่าเราได้ประมวลผลข้อมูลที่มีคุณภาพจากข้อ 1. และ 2. มาแล้วเป็นอย่าง

จากงบแสดงฐานะการเงิน

งบแสดงฐานะทางการเงิน หรือ งบดุลเป็นงบที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันที่กำหนดในงบ ที่กิจการมีหน้าที่จัดทำเพื่อส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

• อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียน : ใช้ในการวิเคราะห์สภาพคล่องเงินสดของกิจการ เพื่อใช้ดูว่าความต้องการใช้เงินในระยะเวลาอันสั้น เช่น 3 – 6 เดือนมีความสามารถหาเงินสดได้เพียงต่อเงินสดจ่ายชำระหนี้ทั้งหมดได้เพียงใด

• อัตราส่วนหนี้สินต่อทุน : เพื่อดูว่ากิจการสามารถเข้าหาแหล่งเงินทุนได้ด้วยช่องทางใดบ้าง และยังมีความสามารถอยู่เท่าใดอัตราหมุนเวียนสินค้าคงเหลือเพื่อดูว่ากิจการลงทุนในสินค้าเป็นเวลานานเท่าใดจึงจะเปลี่ยนสภาพกลับมาเป็นกระแสเงินสด

จากงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ

งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ คือ งบการเงินที่แสดงถึงผลการดำเนินงานของกิจการว่ามี รายได้ และ ค่าใช้จ่าย เป็นเท่าใด สำหรับรอบระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง

• อัตรากำไรขั้นต้น (GP) : เพื่อประเมินผลประสิทธิภาพของกำไรจากดำเนินงานหลักของกิจการ เช่น การควบคุมต้นทุนการผลิต การแข่งขันกับอุตสาหกรรมคู่แข่งในส่วนนี้อาจจะแยกเป็นรายประเภทสินค้าหรือบริการ หรือกลุ่มสินค้าหรือบริการเพื่อดูผลเป็นรายประเภทเพื่อเลือกวิธีการจัดการได้อย่างเหมาะสม

• อัตรากำไรก่อนดอกเบี้ย ภาษีและค่าตัดจำหน่าย (EBITDA) : เพื่อประเมินความสามารถในการทำกำไรที่แท้จริงและยังสามารถใช้ประมาณกระแสเงินสดจากการดำเนินงาน อัตรานี้จึงเป็นตัวเลขที่บ่งบอกถึงความสามารถในการดำเนินงานที่เพียงพอค่าใช้จ่ายวันต่อวันของบริษัทได้โดยที่ไม่มีผลกระทบจากเกณฑ์คงค้างของหลักการบัญชี

• ความสามารถในการจ่ายดอกเบี้ย (EBIT) : เพื่อประเมินกระแสเงินสดจากการดำเนินงานนั้น กิจการมีกำไรเพียงพอเพื่อการชำระค่าใช้จ่ายตามข้อผูกพันประจำงวด และแสดงให้เห็นว่ากิจการจะต้องทำกำไรเท่าใดจึงจะไม่เดือดร้อนจากค่าใช้จ่ายตามข้อผูกพัน และไม่กระทบกับสภาพคล่อง เพื่อให้ได้ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ อีกทั้งเป็นการลดภาระงานทางด้านบัญชีที่ต้องตั้งสำรองหรือค่าเผื่อตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินอีกด้วย

4. วางแผนภาษีให้รอบคอบเพื่อป้องกันไม่ไห้เกิดความเสียหาย (ที่ไม่ควรเกิด)

การวางแผนภาษีไม่ว่าจะเป็นภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีทรัพย์สิน หรือภาษีจากการอุปโภคบริโภค มีส่วนช่วยให้กิจการได้รับประโยชน์สูงสุด ลดต้นทุนการดำเนินการให้ต่ำลงและมีประสิทธิภาพ ภายใต้เงื่อนไขทางธุรกิจและเงื่อนไขของกฎหมายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงกฎหมายภาษีโดยไม่ใช่การหลีกเลี่ยงภาษีหรือหลบหลีกภาษี ดังนั้นการวางแผนภาษีจึงเปรียบเสมือนการวิเคราะห์ธุรกรรมของกิจการว่าต้องปฏิบัติการทางภาษีในทุกจุดทุกมุมอย่างไรบ้าง ซึ่งนอกเหนือจากประโยชน์ในการชำระภาษีได้อย่างถูกต้องครบถ้วนแล้ว ยังเป็นการวิเคราะห์ถึงต้นทุนในการดำเนินธุรกิจที่แท้จริงอีกด้วย ซึ่งจะทำให้กิจการสามารถวางแผนเรื่องกระแสเงินสดรับ-จ่าย ในแต่ละช่วงเวลาได้อย่างถูกต้องด้วย

ความถูกต้องครบถ้วนตามกฎหมายสำหรับการวางแผนภาษีอากร คือ การที่ผู้วางแผนมีความรู้ความเข้าใจวิธีการตีประเด็นของตัวบทกฎหมายอย่างชัดเจนถูกต้องตามเจตนารมณ์และไม่หลงประเด็นซึ่งจะทำให้กิจการเสียภาษีโดยประหยัดและถูกต้องนั่นเอง

อีกเทคนิคหนึ่งในการวางแผนภาษีคือ การใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีสูงสุดเช่น สิทธิในการไม่ต้องเฉลี่ยภาษีซื้อในกิจการที่มีรายรับที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มและรายรับที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มการใช้สิทธิ์ในการยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลจากกฎหมายต่างๆ เช่น เงินปันผล ส่วนแบ่งกำไร หรือการยกเว้นโดยการได้รับส่งเสริมการลงทุนจากคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน หรือกรณีการหักรายจ่ายได้มากกว่าที่จ่ายจริงในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล เช่นกรณีการจ้างงานผู้ที่มีความพิการ หรือทุพพลภาพทางร่างกายเป็นลูกจ้าง หรือการลงทุนในเครื่องจักรใหม่ ตลอดจนการใช้สิทธิ์ที่ได้รับยกเว้นอากรศุลกากรขาเข้าในบางกรณี ทั้งนี้ เพื่อเป็นการลดต้นทุนการประกอบการให้ต่ำลงและสร้างอำนาจทางการแข่งขันให้กับกิจการได้มากขึ้นและยังช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นออกไป

ประโยชน์จากการที่นักบัญชีและกิจการที่ทำการวางแผนภาษีก่อนเริ่มธุรกิจหรือก่อนทำธุรกรรมการค้าใดๆ ก็คือจะทำให้กิจการปลอดภัยจากภาระภาษีและเบี้ยปรับเงินเพิ่มใดๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต จากการเรียกตรวจสอบและประเมินภาษีเพิ่มอย่างถูกต้องตามอำนาจในกฎหมาย นั่นหมายถึงเป็นการประหยัดกระแสเงินสดที่ต้องจ่ายในส่วนนี้มีความหมายเท่ากับว่ากำไรที่ทำมาหาได้แล้วนั้นจะไม่เสียไป กล่าวคือ ปลอดภาระและต้นทุนใดๆ ที่กิจการควบคุมได้ซึ่งเท่ากับกิจการสามารถนำกำไรส่วนนี้มาจ่ายตอบแทนเป็นเงินปันผลหรือนำไปลงทุนต่อเพื่อสร้างผลกำไรที่เดิบโตได้ดียิ่งขึ้นให้กับกิจการต่อไปก็ได้การใช้ประโยชน์ในเรื่องนี้ทำให้กิจการปฏิบัติทางภาษีได้อย่างถูกต้องโดยไม่ทำให้กิจการประสบปัญหาสภาพคล่อง 

5. เลือกที่ปรึกษา ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือผู้จัดทำบัญชีที่มีความสามารถมาเป็นหุ้นส่วนธุรกิจ

โดยผู้ตรวจสอบบัญชี หรือ ที่ปรึกษาที่ดีควรมีคุณลักษณะโดยรวมดังต่อไปนี้

• ชื่อสัตย์ มีจรรยาบรรณวิชาชีพ: ไม่เปิดเผยข้อมูลต่างๆให้กับผู้อื่น ไม่ว่าภายในหรือภายนอกกิจการ และมีความรู้แน่นภาคทฤษฎีของทางด้านบัญชี มาตรฐานการบัญชีกฎหมายธุรกิจ ภาษีต่างๆ ตลอดจนการวางแผนกลยุทธ์ที่ประยุกต์ใช้เข้ากับธุรกิจได้
• พัฒนาตนเองตลอดเวลาติดตามข้อมูล ข่าวสาร และสิ่งใหม่ ๆสม่ำเสมอ
• เมื่อพบช่องว่าง หรือความเสี่ยงและโอกาสในการเกิดทุจริต หรือความเสียหายใดๆ สามารถเสนอแนะวิธีการแก้ไข ป้องกันได้อย่างเป็นรูปธรรม

ก้าวทันเทคโนโลยี นำมาปรับใช้กับงานทางด้านบัญชีและงานจัดการของบริษัทได้: นักบัญชี ผู้จัด ทำบัญชี และผู้สอบบัญชีในยุคปัจจุบันจึงควรจัดการ 2P คือ People and Process สำหรับ People คือการพัฒนาศักยภาพของตนเองให้มีความเชี่ยวชาญรอบด้าน และรู้ให้กระจ่างในด้านหนึ่งให้เป็นจุดแข็ง ส่วน P คือ Process นั้น คือการเข้าใจเรียนรู้ถึงการนำเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ให้เป็นประโยชน์งานที่ทำอยู่ตรงหน้าหากมีหนทางที่ทำให้งานมีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น กล่าวคือลดเวลาการทำงานลง แต่ได้ผลลัพธ์อย่างน้อยเท่าเดิมย่อมเป็นการดี